Meer met minder kan door processen te stroomlijnen
"Wij bezuinigen niet door met de kaasschaafbudgetten te verminderen."

We hebben bij Oost Flevoland Woondiensten de laatste jaren veel processen gestroomlijnd, waardoor we efficiënter zijn gaan werken. Dat doen we niet door met de kaasschaaf budgetten te verminderen. We doen sowieso niet aan interne onderhandelingen over de hoogte van het budget. De discussie die we voeren gaat over: welke activiteit voor welke kwaliteit willen we? We gaan er vanuit dat mensen goed begroten. Als directeur-bestuurder streef ik erjuist naar om samenwerking te mobiliseren op vooraf benoemde doelen. Ik merk dat vooral jonge mensen graag zo werken. We werken samen aan scherpe prijzen en scherpe werkprocessen. We merken dat we daarvoor worden beloond. Het stroomlijnen van processen doen we onder andere aan de hand van Brown Paper sessies (zie kader). Kort geleden zijn we bijvoorbeeld bezig geweestom de processen van verhuur en reparatieverzoeken en -afhandeling te verbeteren.We proberen het doel van het proces zo scherp mogelijk te krijgen. We hebben met alle betrokken medewerkers de
schakels van het hele werkproces in beeld gebracht. Daarna hebben we nagedacht hoe we het proces kunnen vereenvoudigen. We kijken welke schakels overbodig zijn. Zo kan de afhandeling van reparaties worden versneld en de frictieleegstand worden teruggebracht. Het evalueren van processen doen we regelmatig. De wereld verandert snel, zeker op het gebied van IeT en duurzaamheid. Zo konden we bijvoorbeeld een schakel bij de afhandeling van reparaties schrappen door het inzetten van een BlackBerry. Ons motto hierbij is: in een keer goed, met zo min mogelijk schakels, maarwel integer en controleerbaar. Uiteraard rekening houdend met bepaalde randvoorwaarden, zoals niet-fraudegevoelig.

De Brown Paper methode
Op een groot bruin papier hebben de zelfsturende teams van OFW verschillende werkprocessen uitgeschreven. Hierdoor krijgen de medewerkers snel inzicht in het totale proces en worden ze zich bewust van knelpunten. Medewerkers kunnen werken met plakbriefjes, waarmee geschoven kan worden totdat de juiste procesgang op het 'brown paper' staat. AI gauw ontstaat 'the big picture' waarover binnen het team commitment is ontstaan. Als processen onnodig ingewikkeld en inconsequent zijn, komt dat op deze manier duidelijk naar voren. Hierdoor wordt duidelijk uit welke stappen of schakels dit proces bestaat, wat tussenresultaten en benodigdheden zijn en wie er bij betrokken zijn. Vervolgens denken medewerkers na over de vraag hoe de procesgang efficiënter en meer klantgericht kan. De resultaten van de Brown Paper methode zijn een goed hulpmiddel bij het definiëren van de gewenste resultaten.

Bron: Raeflex en ondersteboven Advies

Het Geheim van de Goede Corporatie door Annet de Klerk